Produit en premier lieu pour répondre à une exigence de l’administration fiscale, le Fichier des Écritures Comptables peut aussi être exploité par les professionnels du chiffre et les entreprises elles-mêmes. Les solutions développées autour de ce fichier témoignent de la diversité de ses usages. Regards croisés de trois acteurs qui utilisent le FEC chacun de manière différente.
Une mine de données à disposition. C’est ainsi que pourrait être présenté le Fichier des Écritures Comptables. Depuis 2014, il doit reprendre l’ensemble des écritures d’un exercice donné d’une entreprise selon des normes définies par l’administration fiscale. S’il a d’abord facilité l’automatisation du contrôle fiscal, ses caractéristiques en font aussi une ressource précieuse pour les entreprises et les cabinets d’expertise-comptable.
« Il s’agit d’un fichier exhaustif, normé et structuré, ce qui le rend exploitable par l’outil informatique », pointe Bastien Meaux, directeur marketing chez MasterFEC, une solution d’analyse automatisée du FEC pour les experts-comptables. Parce que son format est homogène, il est possible de développer des solutions applicables à tous les FEC pour tirer profit des informations contenues dans la comptabilité. « Cela permet de développer et faire travailler des algorithmes sur des bases de données harmonisées », souligne Mikael Gandon, cofondateur de Chaintrust, un outil d’automatisation comptable.
« En dehors de ce fichier, on ne retrouve la richesse des données du FEC que de manière partitionnée. L’une des raisons de l’utiliser est aussi qu’il peut être obtenu de façon quasi gratuite », complète Jérôme Verdiell, CEO d’abCSR, start-up qui calcule des indicateurs de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Sa production étant obligatoire en cas de contrôle fiscal, il est aujourd’hui facilement exportable à partir de la majorité des logiciels comptables : autant s’en servir. Bien sûr, cela demande des ressources. Mais plusieurs acteurs ont d’ores-et-déjà développé des outils. Ils démontrent que ce fichier représente un véritable réservoir de connaissances et de services potentiels, dont les usages sont déjà diversifiés.
Détecter des schémas comptables pour automatiser la saisie
Le FEC présentant un format standardisé, il est possible avec des algorithmes d’y détecter des schémas comptables récurrents. Chaintrust propose ainsi aux experts-comptables d’automatiser la saisie des factures d’achat et de vente, en déterminant les premiers indices sur les comptes à imputer lors de l’enregistrement des factures, en fonction du type de dépense.
« Nous utilisons le FEC de l’année n-1 pour analyser la comptabilité du dossier et comprendre comment doit être comptabilisée une facture », explique Mikael Gandon.
En exploitant les données du FEC, véritable mine d’informations sur les pratiques de l’entreprise, la solution est en mesure de comprendre la logique comptable du dossier pour paramétrer automatiquement le logiciel et la saisie des pièces, tout en faisant gagner du temps à l’expert-comptable.
Contrôler la qualité et les risques avec le FEC
Le fichier regorge d’informations à portée de clic des experts-comptables. MasterFEC utilise le FEC pour réaliser un certain nombre de tests, qui vont bien plus loin que la simple vérification de la conformité vis-à-vis des normes de l’administration.
« Exploiter le FEC représente une réelle opportunité pour le cabinet d’apporter un volet digital et industrialisé à la démarche qualité et à la prévention des risques », précise Bastien Meaux.
Ces analyses couvrent différents usages : tout d’abord se préparer au contrôle fiscal en décelant d’éventuelles zones de risques. La vérification des FEC provisoires s’inscrit également dans une démarche d’amélioration des processus comptables, en rendant possible la correction d’écarts liés par exemple à des erreurs humaines ou des anomalies résiduelles issues de la digitalisation des processus comptables. L’adoption d’un tel outil peut également contribuer à automatiser et optimiser le cadrage TVA sur les dossiers clients, offrant à l’expert-comptable un gain de temps considérable sur la mise en place de ces opérations.
Confronter des données pour mesurer une contribution RSE
Au-delà du périmètre de la comptabilité, le FEC trouve également son utilité dans des enjeux où on l’attend moins, et pourtant tout aussi pertinents. C’est le cas d’abCSR, qui utilise le FEC pour mesurer la contribution RSE des TPE et PME à partir de leurs données financières. Les écritures d’un ou plusieurs FEC de l’entreprise sont analysées et mises en regard de bases statistiques extérieures. Il en ressort des indicateurs d’impact, qui, associés à une notation extra-financière, permettent d’établir la performance RSE selon le référentiel de la norme ISO 26000.
« On peut notamment mesurer l’exposition à la corruption client et fournisseur d’une entreprise à partir du FEC, comme son niveau d’émission carbone et le profil de ses émissions », illustre Jérôme Verdiell.
Le FEC permet ainsi une approche quantitative de la mesure RSE, bien moins chronophage que l’approche par questionnaires qualitatifs et donc plus accessible aux petites et moyennes entreprises.
D’autres usages sont tout à fait envisageables. L’analyse croisée de FEC, de différents exercices ou de différentes sociétés d’un même secteur, pourrait ainsi nourrir la réflexion stratégique d’une entreprise ou les conseils qui lui sont apportés. L’avenir verra sans doute émerger des utilisations du FEC encore différentes de celles déjà proposées. D’autant que, même si l’administration fiscale semble pour l’heure se concentrer sur le sujet de la facturation électronique, le FEC pourrait évoluer vers un format européen ou une obligation de production plus fréquente par exemple. De quoi imaginer encore d’autres utilisations. En la matière, les professionnels du chiffre seront peut-être à l’origine des prochaines innovations concernant son emploi. Le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables réfléchit par exemple à la création d’un data lake où seraient déposés les FEC gérés par les cabinets, en vue de permettre aux experts-comptables d’accéder à une palette de services et informations.
Article publié originalement sur Compta Online le 05 janvier 2021. Auteur : MasterFEC.